Stammdaten & Dokumente
Unternehmens-, Kunden-, Lieferanten- und Vorgangsdaten nach definierten Standards pflegen und aktuell halten.
02 · Administration & Backoffice
Administration, die Wissen aus Postfächern und Einzelköpfen in belastbare Prozesse überführt.
Wir strukturieren wiederkehrende administrative Arbeit so, dass Vorgänge, Informationen, Unterlagen und Fristen nachvollziehbar bearbeitet und übergeben werden können.
Leistungsumfang
Was wir operativ übernehmen.
Business Administration bündelt operative Verwaltungsaufgaben, ohne die fachliche Entscheidungsverantwortung des Auftraggebers zu ersetzen.
Fristen & Vorgänge
Wiederkehrende Termine, Wiedervorlagen und Bearbeitungsstände strukturiert erfassen und nachverfolgen.
Vertrags- & Unterlagenübersichten
Dokumente, Laufzeiten und zugehörige Informationen organisatorisch zusammenführen und auffindbar halten.
Standardisiertes Backoffice
Wiederkehrende administrative Aufgaben anhand definierter Zuständigkeiten, Checklisten und Übergaben bearbeiten.
Einbindung
Nicht neben Ihrem Unternehmen. In Ihren Prozess integriert.
Wir beginnen nicht mit einem pauschalen Outsourcing-Modell. Zuerst werden Scope, Rollen, Freigaben, Systeme und Übergaben gemeinsam definiert.
Scope definieren
Aufgaben, Volumen, Zuständigkeiten, Ausnahmen und Schutzbedarf werden sauber abgegrenzt.
Arbeitsweg aufsetzen
Kanäle, Freigaben, Checklisten, Rollen und Übergaben werden dokumentiert.
Operativ übernehmen
Die vereinbarten Aufgaben werden nach dem definierten Prozess bearbeitet und nachvollziehbar dokumentiert.
Weiterentwickeln
Rückfragen, Bearbeitungswege und wiederkehrende Reibungspunkte werden genutzt, um den Prozess schrittweise zu verbessern.
Schnittstellen
Wir arbeiten mit den Systemen und Verantwortlichen, die bereits vorhanden sind.
Das Service Center soll keine unnötige Parallelwelt schaffen. Bestehende Systeme werden dort eingebunden, wo ein klarer und sicherer Arbeitsweg möglich ist.
Typische Schnittstellen
- E-Mail- und Funktionspostfächer
- Dokumentenmanagement und digitale Ablagen
- CRM-, ERP- und Verwaltungsanwendungen
- interne Fachbereiche und externe Dienstleister
Verantwortungsgrenzen
Klare Zuständigkeiten gehören zum Service.
Fachliche, rechtliche und unternehmerische Entscheidungen verbleiben beim Auftraggeber und seinen zuständigen Beratern. Wir organisieren und dokumentieren die operativen Abläufe innerhalb des vereinbarten Mandats.
Geeignet für
Wenn operative Komplexität wächst, bevor das eigene Backoffice mitwachsen soll.
Der konkrete Leistungsumfang wird nicht aus einer Standardliste übernommen, sondern passend zu Organisation, Volumen, Systemlandschaft und Verantwortlichkeiten festgelegt.
wenn administrative Arbeit wächst, aber kein großes eigenes Backoffice aufgebaut werden soll.
wenn Unterlagen, Vorgänge und Fristen verlässlich koordiniert werden müssen.
wenn einheitliche administrative Standards benötigt werden.
Erstgespräch
Welche Aufgaben sollen Sie nicht länger selbst organisieren müssen?
Wir klären gemeinsam Ausgangslage, Systeme, Volumen, Verantwortlichkeiten und den sinnvollsten Startpunkt für einen klar abgegrenzten Service.
Erstgespräch vereinbaren
Bestehende Zusammenarbeit
Kundenportal
Für laufende Vorgänge, Freigaben und geschützte Servicekommunikation.
Zum Kundenportal → Für sensible Unterlagen nutzen Sie bitte einen vereinbarten geschützten Übertragungsweg.
Zum Kundenportal → Für sensible Unterlagen nutzen Sie bitte einen vereinbarten geschützten Übertragungsweg.